Ko informacij ni, prostor zapolnijo ugibanja

Kako pomanjkanje pomembnih informacij vpliva na negotovost, občutek varnosti in duševno zdravje zaposlenih?

Predstavljajmo si, da se v organizaciji pripravljajo spremembe, o katerih zaposleni še niso bili uradno obveščeni. Nekateri opažajo pogostejše sestanke vodstva, drugi slišijo, da se določeni projekti ustavljajo, tretji zaznavajo spremembe v načinu sprejemanja odločitev. Posamezna opažanja sama po sebi še ne povedo veliko, vendar v odsotnosti pojasnil postopoma pridobivajo pomen. Med sodelavci se začnejo pojavljati vprašanja o prihodnosti organizacije, morebitnih spremembah delovnih mest in razlogih za pomanjkanje informacij.

Kadar nimamo dovolj informacij o okoliščinah, ki vplivajo na naše življenje, poskušamo manjkajoče odgovore poiskati sami. Pri tem se opiramo na pretekle izkušnje, opažanja, pogovore z drugimi in lastna pričakovanja. Sčasoma lahko iz posameznih informacij oblikujemo razlago, ki jo začnemo doživljati kot vse bolj verjetno, čeprav zanjo še nimamo ustrezne potrditve.

Takšni procesi lahko vplivajo na naše doživljanje varnosti, zaupanje in psihološko počutje, zlasti kadar se negotovost nanaša na pomembne življenjske okoliščine.

Zakaj ob pomanjkanju informacij začnemo ugibati?

Ljudje si prizadevamo razumeti okolje, saj nam to omogoča predvidevanje dogodkov, sprejemanje odločitev in prilagajanje spremembam. V psihologiji ta proces pojasnjuje koncept osmišljanja (angl. sensemaking), ki opisuje, kako posamezniki in skupine na podlagi razpoložljivih informacij, izkušenj in socialnih interakcij oblikujejo razumevanje nejasnih okoliščin (Maitlis in Christianson, 2014).

Če zaposleni na primer opazi, da vodstvo pripravlja reorganizacijo, vendar o njej nima dovolj informacij, lahko začne iskati dodatne namige. Spremlja ravnanje nadrejenih, razmišlja o preteklih spremembah in se o dogajanju pogovarja s sodelavci. Če so podobnim okoliščinam v preteklosti sledila odpuščanja, lahko tudi trenutno situacijo razume kot grožnjo zaposlitvi.

Pomembno je, da takšne interpretacije pogosto nastajajo brez zavestnega namena pretiravanja ali širjenja napačnih informacij. Ljudje poskušamo nejasne okoliščine umestiti v razumljivo celoto, pri čemer lahko občutek verjetnosti določene razlage postopoma postane močnejši od dejanske informacijske podlage.

Ker je delovno okolje tudi socialni prostor, se razlage oblikujejo skozi pogovore med sodelavci. DiFonzo in Bordia (2007) pojasnjujeta, da se govorice pogosto pojavljajo v okoliščinah negotovosti in zaznane ogroženosti, saj ljudje z izmenjavo informacij poskušajo razumeti dogajanje in oceniti morebitne posledice. Tako lahko posamezna nepreverjena informacija postane del širšega prepričanja o tem, kaj se v organizaciji dogaja.

Kako negotovost vpliva na duševno zdravje?

Povezava med pomanjkanjem informacij in duševnim zdravjem postane jasnejša, ko razumemo pomen predvidljivosti za človekovo psihološko delovanje. Možnost razumevanja prihodnjih okoliščin nam omogoča načrtovanje, odločanje in pripravo na spremembe. Kadar se ta možnost zmanjša, se lahko poveča občutek ranljivosti, zlasti če negotovost vključuje pomembne vidike našega življenja.

Lazarus in Folkman (1984) sta v transakcijskem modelu stresa poudarila, da posameznikov odziv ni odvisen zgolj od objektivnih okoliščin, temveč tudi od tega, kako situacijo oceni in kakšne možnosti za njeno obvladovanje zaznava. Zaposleni, ki zaupa vodstvu in ima občutek finančne stabilnosti, lahko prihajajoče spremembe doživlja drugače kot posameznik, ki ima slabe izkušnje s preteklimi reorganizacijami ali se boji izgube zaposlitve.

Obremenjujoča je lahko tudi sama nezmožnost načrtovanja. Kadar zaposleni ne vedo, kaj lahko pričakujejo, težje sprejemajo informirane odločitve in se pripravljajo na prihodnost.

Teorija samodoločanja (Deci, Olafsen in Ryan, 2017) pri tem poudarja pomen treh osnovnih psiholoških potreb: avtonomije, kompetentnosti in povezanosti. Pomanjkanje pomembnih informacij lahko otežuje njihovo zadovoljevanje, saj zaposleni težje načrtujejo svoje delovanje, razumejo pričakovanja ali občutijo vključenost v odločitve, ki vplivajo nanje.

Posledice se lahko odražajo tudi zunaj delovnega časa. Dolgotrajna negotovost lahko spodbuja ponavljajoče se razmišljanje o morebitnih negativnih izidih, otežuje psihološki odklop in vpliva na spanje, koncentracijo ter razpoloženje. Raziskave zaposlitvene negotovosti kažejo tudi povezave s psihološko stisko in depresivnimi simptomi, pri čemer je treba to obliko negotovosti razlikovati od posameznih primerov nejasne komunikacije.

Ko pomanjkanje informacij vpliva na zaupanje

Pri doživljanju negotovosti je pomembno tudi, kako si zaposleni razlagajo ravnanje vodstva. Kadar informacij ni, se lahko začnejo spraševati, ali odločitve še niso sprejete, ali vodstvo določene informacije zadržuje oziroma koliko so zaposleni vključeni v vprašanja, ki pomembno vplivajo nanje.

Lind in van den Bos (2002) v teoriji upravljanja negotovosti pojasnjujeta, da ljudje v negotovih okoliščinah postanemo posebej pozorni na pravičnost postopkov in način, kako nas obravnavajo drugi. Preglednost odločanja, spoštljiv odnos in možnost izražanja mnenja lahko zato prispevajo k večjemu zaupanju tudi takrat, ko končna odločitev za zaposlene ni ugodna.

Pomembne so tudi pretekle izkušnje. Če zaposleni vodstvo doživljajo kot dosledno in verodostojno, lahko lažje sprejmejo pojasnilo, da določene informacije še niso znane. Kadar pa imajo izkušnje z neizpolnjenimi obljubami ali prepoznim obveščanjem, lahko enako sporočilo razumejo precej bolj nezaupljivo.

Kaj kažejo podatki projekta UMOSFERA?

Pomen jasnih pričakovanj se odraža tudi v ugotovitvah anketiranja zaposlenih v okviru projekta UMOSFERA. V eni izmed sodelujočih organizacij je 31,8 % anketiranih (7 od 22) poročalo o dodatnem stresu zaradi nejasnih pričakovanj vodje.

Čeprav se podatek nanaša na posamezno organizacijo, opozarja na pomen jasnosti delovnih nalog, odgovornosti in pričakovanj za doživljanje psiholoških obremenitev. Tudi Svetovna zdravstvena organizacija (WHO, 2022) med psihosocialnimi tveganji na delovnem mestu izpostavlja nejasne delovne vloge, omejen nadzor nad delom, pomanjkanje podpore in negotovost zaposlitve.

Kako lahko vodstvo zmanjšuje negotovost?

Popolne predvidljivosti v delovnem okolju ni mogoče zagotoviti, vendar lahko kakovost komunikacije pomembno prispeva k temu, kako zaposleni razumejo spremembe in se nanje pripravljajo.

Jasno razlikujte med znanim in neznanim. Zaposlenim predstavite, katere odločitve so že sprejete, katere možnosti še preučujete in kdaj lahko pričakujejo nadaljnje informacije. Tudi odkrito pojasnilo, da odgovorov še ni, lahko prispeva k večji predvidljivosti.

Vzpostavite reden način obveščanja. V obdobjih sprememb določite, kako pogosto bodo zaposleni prejeli informacije in komu lahko zastavijo vprašanja. Redne posodobitve so koristne tudi takrat, ko novih odločitev še ni.

Pojasnite vpliv sprememb na vsakodnevno delo. Poleg širših razlogov predstavite, kaj spremembe pomenijo za naloge, odgovornosti, pričakovanja in delovne pogoje zaposlenih.

Omogočite izražanje vprašanj in pomislekov. Preverite, katere informacije zaposleni najbolj potrebujejo in katere okoliščine jim povzročajo največ negotovosti. Pri tem je koristno vprašanje: »Kaj je za vas trenutno najbolj nejasno in katere informacije bi vam pomagale pri načrtovanju dela?«

Bodite dosledni pri dogovorih. Če vodstvo napove, da bo dodatne informacije posredovalo do določenega roka, naj to zavezo upošteva oziroma pravočasno pojasni morebitne spremembe. Doslednost med sporočili in ravnanjem je pomemben del oblikovanja zaupanja.

Kakovostno komunikacijo morajo spremljati tudi konkretni ukrepi za obvladovanje psihosocialnih tveganj, kadar negotovost izhaja iz neustreznih delovnih pogojev ali drugih pomembnih obremenitev.

Kaj lahko naredimo sami?

Kadar nimamo dostopa do vseh informacij, je koristno razlikovati med tem, kar dejansko vemo, in tem, kar predvidevamo. Pri tem si lahko pomagamo z vprašanji, katere informacije so potrjene, katere razlage temeljijo na naših skrbeh in kaj lahko trenutno storimo, da bi bolje razumeli situacijo.

Pomembno je tudi prepoznati, na katere vidike okoliščin imamo vpliv, katere informacije lahko pridobimo in katere odločitve lahko sprejmemo že na podlagi znanih dejstev. Takšno razlikovanje lahko pomaga pri bolj realistični oceni situacije in zmanjševanju ruminacije.

Če negotovost traja dalj časa in začne pomembno vplivati na počutje, spanje ali vsakodnevno delovanje, je smiselno poiskati ustrezno podporo.

Zaključek

Pomanjkanje pomembnih informacij lahko vpliva na precej širše psihološke procese, kot jih običajno povezujemo z nejasno komunikacijo. Zaposleni poskušajo razumeti dogajanje, oblikujejo interpretacije in presojajo, kakšne posledice bi spremembe lahko imele za njihovo prihodnost. Dolgotrajna negotovost lahko zato vpliva na občutek varnosti, zaupanje, možnost odločanja in širše psihološko počutje.

Pravočasna, razumljiva in spoštljiva komunikacija predstavlja pomemben del varovanja duševnega zdravja pri delu. Tudi kadar vseh odgovorov še ni, lahko organizacije zaposlenim pomagajo bolje razumeti trenutno stanje, oblikovati realistična pričakovanja in se pripraviti na prihodnje spremembe.

Literatura

Deci, E. L., Olafsen, A. H., & Ryan, R. M. (2017). Self-determination theory in work organizations: The state of a science. Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behavior, 4, 19–43. https://doi.org/10.1146/annurev-orgpsych-032516-113108

DiFonzo, N., & Bordia, P. (2007). Rumor, gossip and urban legends. Diogenes, 54(1), 19–35. https://doi.org/10.1177/0392192107073433

Lazarus, R. S., & Folkman, S. (1984). Stress, appraisal, and coping. Springer Publishing Company.

Lind, E. A., & van den Bos, K. (2002). When fairness works: Toward a general theory of uncertainty management. Research in Organizational Behavior, 24, 181–223. https://doi.org/10.1016/S0191-3085(02)24006-X

Maitlis, S., & Christianson, M. (2014). Sensemaking in organizations: Taking stock and moving forward. The Academy of Management Annals, 8(1), 57–125. https://doi.org/10.1080/19416520.2014.873177

World Health Organization. (2022). WHO guidelines on mental health at work. https://www.who.int/publications/i/item/9789240053052